Marijke van der Vloed
Praktijk Pul-Ma
Paardenweide 14
2727 DW Zoetermeer
www.pul-ma.com

1 Benoemen persoonsgegevens

Ik leg de volgende gegevens vast in het cliëntendossier:

  • Naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt
  • Geboortedatum van de cliënt
  • Telefoonnummer en e-mail van de cliënt
  • Bij een minderjarige cliënt ook n.a.w. gegevens van beide ouders

Indien dit in het belang is van de behandeling, leg ik de volgende verdere gegevens vast:

  • Gegevens met betrekking tot de gezondheid en leefstijl
  • Gegevens met betrekking tot de behandelingen

2 Doeleinden van de persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens vastlegging

Behalve de AVG, zijn de WGBO (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst) en de beroepscode van mijn beroepsverenigingen en van het Register Beroepsbeoefenaren Complementaire Zorg (RBCZ) van toepassing op mijn werk.

Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor ik persoonsgegevens vastleg.

Om die reden ga ik als volgt om met persoonsgegevens:

  1. Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) ben ik als zorgverlener verplicht een medisch dossier bij te houden.

2.   Bewaartermijn.

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 15 jaar, gerekend vanaf de datum van vastlegging van ieder afzonderlijk gegeven. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft).  

  • Beroepsgeheim.

Voor mij als therapeut geldt op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld medisch beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

  • Minderjarigen

Volgens de patiënten rechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarigen tussen 12 en 16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag. Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling. Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiënten rechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

3 Informeren cliënt

  • Ik informeer de cliënt mondeling over de dossierplicht tijdens de intake
  • Deze informatie ligt vast in een schriftelijke behandelovereenkomst.
  • Indien kinderen jonger zijn dan 16 jaar, geven beide ouders schriftelijk toestemming tot de behandeling en daarmee tot het vastleggen van gegevens in een dossier.

4 Toegang tot cliëntendossier

  • Ik ben ZZP-er en ben de enige die toegang heeft tot de dossiers. Ik heb een beroepsgeheim
  • Ik bespreek wel eens met collega’s of in intervisiegroepen casuïstiek uit de praktijk.

Dit gaat altijd geanoniemiseerd en onherkenbaar

5 Beveiliging persoonsgegevens (cliëntendossiers)

  • Het anamnese formulier met daarin de persoonsgegevens die opgenomen zijn bij de eerste behandeling verwerk ik digitaal. Mijn computer is beveiligd met een wachtwoord en de dossiers zijn versleuteld.
  • Facturen met daarop naam, adres, postcode, woonplaats en geboortedatum verwerk ik digitaal. Mijn computer is beveiligd met een wachtwoord.
  • Ik maak regelmatig een back-up van deze bovenstaande digitale bestanden
  • Doordat ik regelmatig laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik ervoor dat mijn software optimaal beveiligd is
  • Mijn website heeft een beveiligingscertificaat. Mijn mailverkeer is versleuteld.

6 Externe personen of bedrijven die toegang hebben tot de gegevens

  • Ik ben de enige die toegang heeft tot de dossiers.

7 Datalekken

  • Ik begrijp wanneer ik een datalek moet melden en zal daar naar handelen
  • Ik heb afspraken gemaakt in de verwerkersovereenkomst met mijn leverancier en ik word daardoor tijdig geïnformeerd als er een datalek is geweest.

Zoetermeer, mei 2018.